Agenda lotada atrapalha o planejamento do dia de trabalho

Se a ideia é economizar tempo no trabalho, fazer planos no começo do dia ou no fim do expediente raramente dá certo. É mais eficaz fazer um planejamento para a semana ou para três dias, com lacunas que permitam encaixar imprevistos.

Isso porque, ao fechar muito o plano, o profissional terá de sacrificar o que é importante em nome de problemas que surgem de repente.

Deixar espaços no planejamento é o jeito mais simples de fugir de um dos grandes erros da vida corporativa: não saber diferenciar o que é urgente do que é prioritário, diz o especialista em gestão de tempo Christian Barbosa.

"Saber priorizar ajuda nos objetivos de médio e longo prazo. Se é em cima da hora, passa a ser urgência, e a pessoa viverá em função de apagar incêndios", afirma.

Em geral, um bom momento para se organizar é na tarde de sexta-feira, quando o fluxo de trabalho costuma estar um pouco mais calmo.

A especialista em marketing Deborah Cavichiolli, 27, monta seu plano na sexta, mas aprendeu a deixar espaços na agenda para imprevistos não só do trabalho, mas também da vida pessoal.

"Essas coisas acontecem, e é melhor aceitar do que se frustrar. Se for preciso, passo alguma coisa para o dia seguinte, sem pânico", afirma.

Para filtrar melhor as demandas e gerir o próprio tempo de forma eficiente, a técnica favorita dos especialistas é chamada matriz de Eisenhower, cuja criação é atribuída ao presidente americano de mesmo sobrenome.

Nela, as tarefas devem ser divididas entre aquelas importantes e urgentes, as prioritárias, mas que podem ser feitas depois, aquelas que devem ser feitas já, mesmo que não sejam fundamentais, e as que podem ser dispensadas ou terceirizadas.

O administrador Carlos Róseo, 26, aprendeu a eleger o que era importante após muitas jornadas estendidas e expedientes de fim de semana.

"Tive um caso grave de ansiedade e até sonhava com problemas do trabalho. Fui ler alguns livros para economizar tempo e voltar a ter uma vida fora da empresa."

Prioridades postas, é hora de transformá-las em pequenas atividades, que devem ser cumpridas diariamente, e honrar os prazos, sempre com uma boa dose de foco.

Por isso, o chamado "multitasking", ou tocar vários afazeres ao mesmo tempo, não vale a pena.

"A pessoa vai gastar mais tempo para concluir a tarefa, pode cometer mais erros e não dedicará a ela a atenção que deveria", diz Barbosa.

Em vez disso, é preciso se concentrar em uma coisa só, mesmo que por um intervalo menor, como meia hora.

Outra cilada da gestão de tempo é a reunião improdutiva. "Se ela passa de 25 minutos, já é longa demais", diz Renata Lorenz, gestora de RH do VivaReal, que incentiva encontros mais curtos.

TELA OU PAPEL

Para dar conta de tantas tarefas no dia a dia, é preciso incluir tudo na agenda, inclusive o prazo final para execução das atividades.

Vale usar aplicativos ou papel, se o celular for uma fonte de distração grande demais. Nos dois casos, a dica é não separar os itens profissionais dos pessoais.

Gustavo Orciuolo, 26, formado em marketing, inclui na agenda até os jogos de futebol aos sábados.

"Assim, consigo encaixar meu descanso e não abro mão deles. Ser workaholic, para mim, é coisa de quem não organiza a rotina", afirma.

A boa notícia é que a competência pode ser desenvolvida –é só treinar todos os dias, diz Alexandre Ullmann, diretor de RH do LinkedIn.

Para ajudar, há livros, aplicativos, blogs e até canais no YouTube sobre o assunto. Dá até para buscar um mentor de gestão de tempo na empresa, como um colega, diz Luiz Vagner Raghi, mestre em administração e professor da Mackenzie.

Mais uma vez, é preciso tomar cuidado para não se apegar demais ao planejamento nem colocar itens demais na agenda, o que pode gerar frustração quando as metas não são cumpridas.

"Vale ter flexibilidade para não se frustrar quando a semana não flui do jeito planejado", diz Larissa Laibida, da consultoria Robert Half.

DEIXE A MESA EM ORDEM

- Além de fazer um planejamento semanal, vale usar o fim do expediente para reorganizar a mesa, descartando e arquivando papéis e documentos de computador que não serão mais usados

- Na hora de arquivar materiais, não faça pilhas. Isso impede que o profissional visualize o que está em seus arquivos e exige mais tempo para encontrá-los no meio da bagunça

- Use pastas suspensas e categorize-as, por exemplo, entre os materiais que serão usados em breve, aqueles que só servirão para consulta ou itens de uso esporádico

- Evite espalhar lembretes pela mesa ou pela tela do computador. Isso induz o profissional a achar que tudo aquilo é prioridade e faz com que se perca com mais facilidade entre tantas tarefas

Fontes: Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e Cláudia Pilli, personal organizer