Como organizar a papelada de casa
Por Revista Gama. Ninguém gosta de ficar atolado em documentos. Veja dicas para tirar de letra a organização da sua montanha de papéis.
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Aprenda a dividir – Ninguém merece ter que cavoucar pilhas e pilhas de documentos para descobrir aonde foi parar uma conta que esqueceu de pagar ou aquele histórico escolar essencial para se matricular num curso. A solução mais lógica para essa dor de cabeça, mas que nem todo mundo faz, é simples: organizar. “O ideal é selecionar os documentos e criar uma pasta para cada segmento. Uma para contas pagas, outra para contas a pagar, para declarações, procurações, documentos pessoais”, diz a personal organizer Nath Leal. Esse processo facilita a vida tanto ao guardar um documento quanto na hora de procurá-lo. Para a organizadora profissional Claudia Pilli, uma boa forma de arquivar a papelada é usar subpastas para cada tema. Numa pasta de saúde, por exemplo, podem entrar divisões específicas para convênios, receitas médicas e resultados de exames. Pilli também recomenda separar um lugar único para guardar toda a correspondência recebida. De preferência, um que tenha várias subdivisões. “Evite a gaveta da bagunça”, alerta.
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Separe bem o pessoal do profissional – A pandemia e o aumento do home office chegaram para embolar ainda mais uma situação já complexa. Além das contas, documentos e correspondências, lá vem a papelada interminável de escritório. Segundo Claudia Pilli, organizar vida pessoal e profissional não é só uma questão de estética, mas de manter um bom relacionamento familiar e a produtividade no trabalho. Por isso, o material usado para home office, incluindo os documentos de trabalho, não pode ficar espalhado pela casa toda. “Definir um espaço de uso, organizá-lo para o armazenamento adequado de papéis e criar um sistema de entrada, manutenção e saída das informações fará com que o home office não se transforme num pesadelo.” Na hora de escolher o melhor sistema de armazenamento, é essencial levar em conta o modelo e a forma de trabalho. Seja uma pasta suspensa, sanfonada ou AZ, o que importa é que faça sentido e facilite a busca daquilo que você procura.
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Não seja um acumulador – “Depois eu vejo”, “depois eu leio”. Se pegar uma dessas frases saindo de sua boca, até você já sabe que provavelmente nunca vai ver nem ler nada. Ou pelo menos não até que a situação aperte de verdade. “O acúmulo de qualquer coisa desnecessária gera um trabalho futuro e requer espaço extra”, adverte Pilli. Para não deixar a coisa chegar a esse ponto, ela recomenda que o melhor a se fazer é, assim que receber algum documento, classificá-lo em uma dessas categorias: lixo, arquivo, leitura posterior ou providências imediatas. Para o arquivo, vai tudo aquilo que é relevante, mas não demanda nenhuma ação, como comprovantes, apólices, informativos e extratos. A divisória reservada à leitura posterior vai guardar os documentos que também não requerem ação e podem ser analisados mais tarde. Já na leitura imediata, cabe tudo que precisar de alguma resposta de sua parte: contas, agendamento de compromissos, papéis que devem ser enviados, entre outros. Alguns documentos podem ser descartados após a ação; os outros seguem para o arquivo. Ah, e o lixo, é claro, dispensa maiores explicações. O ideal é definir um dia da semana para gerenciar esses papéis. Afinal, segundo a organizadora, “hábito é algo que se constrói, com persistência e repetição”.
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Se puder, digitalize – A regra é: use o mínimo de espaço físico e de folhas de papel que precisar ocupar. Sua casa, sua qualidade de vida e o planeta agradecem. Segundo Nath Leal, guardar comprovantes em pastas online em vez de imprimi-los é o ideal, pois torna até mais fácil encontrá-los depois. Além disso, criar pastas com esses documentos em dispositivos móveis permite que você os tenha sempre à mão para qualquer eventualidade. Aplicativos gerenciadores de arquivos, como o ASTRO, para Android, e o Documents, para iOS, podem ajudar na tarefa. Também é possível salvar documentos, seja com a ajuda de um scanner ou pelo celular, onde estão disponíveis apps gratuitos como o Simple Scan. “Mas atenção”, alerta Leal. “Você pode até guardar digitalmente seus documentos para facilitar o dia a dia, mas alguns precisam ser armazenados fisicamente. Diplomas, escrituras e procurações são exemplos.”
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Tenha em mente o tempo de validade – Tão importante quanto saber o que é preciso guardar é ter noção de por quanto devemos fazê-lo. Ou o perigo é acabar atolado sob uma montanha interminável de papel. Além de documentos pessoais, que devem ser guardados permanentemente, outros têm uma espécie de prazo de validade. Segundo Leal, contas de consumo, condomínio e comprovantes do Imposto de Renda, IPTU e IPVA podem ser descartados após cinco anos. Contratos de seguro devem ser guardados até um ano após o término da apólice. Já no caso de contratos e declarações, a recomendação é que permaneçam na gaveta por ao menos três anos. Para dar descanso à memória, é recomendável criar uma tabela de temporalidade, onde fica discriminado o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado.
